Binnen een VvE moeten afspraken duidelijk worden vastgelegd. Dat geldt voor besluiten tijdens de ledenvergadering, wijzigingen in de ledenadministratie, correspondentie met eigenaren en formele registraties bij instanties.

Secretarieel beheer helpt een VvE om deze organisatorische kant goed te regelen. Het geeft structuur aan vergaderingen, documenten en besluitvorming.

Een VvE neemt besluiten namens alle eigenaren. Daarom moet duidelijk zijn wie is uitgenodigd, welke stukken zijn gedeeld, welke besluiten zijn genomen en hoe die besluiten zijn vastgelegd.

Als vergaderingen niet goed worden voorbereid of besluiten niet zorgvuldig worden genotuleerd, kan dat later discussie geven. In sommige gevallen kunnen besluiten zelfs nietig of vernietigbaar zijn wanneer niet aan de juiste formaliteiten is voldaan.

Goed secretarieel beheer voorkomt dat afspraken afhankelijk worden van losse e-mails, mondelinge toezeggingen of onduidelijke documenten.

Secretarieel beheer draait om de organisatie en administratie van de vereniging. Commitment VvE-Beheer ondersteunt VvE’s onder meer bij het voorbereiden van vergaderingen, het versturen van uitnodigingen, het opstellen van agenda’s en het verzamelen van vergaderstukken.

Tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering kan de beheerder aanwezig zijn en de notulen verzorgen. Na de vergadering worden besluiten vastgelegd en kan worden bewaakt welke acties daaruit voortkomen.

Ook de reguliere correspondentie van de VvE valt onder secretarieel beheer. Denk aan berichten aan eigenaren, contact met externe partijen en het beheren van documenten die bij de vereniging horen.

Commitment VvE-Beheer gebruikt Twinq voor het secretarieel beheer van VvE’s. Via het online portaal heeft het bestuur toegang tot relevante VvE-stukken en dossierinformatie.

Het bestuur bepaalt zelf wie welke documenten kan bekijken en wie opdrachten mag geven. Daardoor blijft informatie beschikbaar voor de juiste personen en wordt het dossier overzichtelijk beheerd.