Een VvE kan alleen goed functioneren als de financiële administratie klopt. Eigenaren moeten weten welke bijdrage zij betalen, het bestuur moet zicht hebben op inkomsten en uitgaven, en de vereniging moet genoeg reserveren voor toekomstig onderhoud.
Financieel beheer gaat daarom niet alleen over boekhouding. Het gaat ook over rust, overzicht en tijdige beslissingen.

Een Vereniging van Eigenaren heeft vaste kosten, onderhoudskosten en wettelijke verplichtingen. Als de administratie niet goed wordt bijgehouden, kunnen achterstanden, onduidelijke bijdragen of tekorten ontstaan.

Sinds 2018 moet iedere VvE jaarlijks geld reserveren voor groot onderhoud. De reservering kan worden gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan, ook wel MJOP genoemd. Een andere mogelijkheid is om jaarlijks 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw te reserveren.

Voor veel VvE-besturen is dit een belangrijk aandachtspunt. De financiële planning moet passen bij het gebouw, de onderhoudsverwachting en de afspraken binnen de vereniging.

Een financieel beheerder zorgt dat de geldstromen van de VvE overzichtelijk worden verwerkt. Dat begint bij het berekenen van de VvE-bijdragen en het opstellen van een conceptbegroting met verwachte kosten en opbrengsten.

Daarnaast worden nota’s verwerkt, betalingen uitgevoerd en bijdragen van eigenaren geïncasseerd. Als betalingen uitblijven, hoort ook debiteurenbeheer bij het financiële proces.

Aan het einde van het jaar worden de jaarstukken voorbereid en besproken met de kascommissie. Zo kan de VvE controleren of de administratie aansluit op de gemaakte afspraken en besluiten.

Commitment VvE-Beheer gebruikt Twinq voor het financieel beheer van VvE’s. Via de online portal heeft het bestuur inzicht in de actuele boekhouding.
De VvE bepaalt zelf wie welke gegevens mag bekijken en wie opdrachten mag geven. Dat maakt de administratie toegankelijk, maar houdt de controle bij de juiste personen.